Appomani …

Det burde vært et ord – appomani, trangen til å teste ut stadig nye apper. Jeg er ikke av dem som er hardest angrepet, men jeg lider av en egen variant, begrenset til apper som hjelper deg til å organisere oppgaver og livet og holde styr på alt i hverdagen.

Som regel har det gått som følger: Jeg har funnet en ny app og er veldig begeistret i starten, men etter en stund fungerer det ikke så bra lenger, og jeg klarer ikke å holde det ajour. Jeg blir frustrert, og systemet er fullt av ikke så aktuelle oppgaver som jeg likevel ikke har klart å slette, og det letteste er å begynne på ny frisk. Jeg finner fram et A3-ark og setter meg og skriver ned alle aktuelle oppgaver etter område. Ender opp med et nesten fullskrevet ark og bruker det som oppgaveoversikt en stund, noe som gir meg gleden av å stryke ut utførte oppgaver med en penn. Etter en tid har jeg strøket ut mange oppgaver, og det er ikke plass til å legge til flere, så jeg sprenger rammen for A3-arket og må ta jobben med å overføre aktuelle oppgaver til et nytt ark. Dette er selvfølgelig veldig lite rasjonelt i vår digitale verden og virker sikkert forhistorisk. Men det er en egen tilfredsstillelse i å bruke penn og papir og se hvordan flere og flere oppgaver står der med strek over, så du har et synlig bevis på at du har gjort noe. Likevel, i lengden blir det tungvint å ha alt på papir, og jeg finner meg en ny app.

Før mitt siste skifte av oppgavestyringsverktøy brukte jeg ClickUp, som jeg opprinnelig likte godt, men som etterhvert er blitt oppgradert og har fått så mye fancy funksjonalitet at det kjentes som å skyte spurv med kanon. Så selv om det hadde den fordelen at det var gratis for en enkeltbruker og hadde et tonn med funksjonalitet, fungerte det ikke lenger så godt for meg. Jeg vurderte om jeg skulle gå tilbake til todoist, som jeg har brukt tidligere, og som fungerer fint til å lage oppgavelister, men tenkte jeg ville undersøke litt mer før jeg bestemte meg.

Hvordan omsette teoriene til praksis?

Jeg vil nevne at jeg også har et ikke ubetydelig antall bøker om organisering av ting og tid, fra David Allens «Getting Things Done», til Julie Morgensterns «Organizing from the Inside Out» og Marie Kondos «spark joy». Ingen tvil om at jeg elsker orden og organisering – ihvertfall i teorien. Foreløpig har jeg klart å implementere Marie Kondos organiseringstips i undertøyskuffen, der truser, sokker og strømpebukser står pent brettet på rekke og rad. Men tilbake til appjakten.

Noe av utfordringen er å finne et verktøy som har nok funksjonalitet til at du får dekket behovet ditt, samtidig som det er så intuitivt og enkelt å bruke at du slipper å bruke mye tid på å lære deg programvaren og sette den opp slik du vil ha den. Tidligere hadde jeg PC på jobb og Mac privat, og trengte en løsning som fungerte på begge plattformer. Nå er jeg helt over i Mac-verdenen og skal bare administrere meg selv og egne prosjekter, så jeg trenger ikke avansert prosjektstyringsfunksjonalitet og flerbrukerprogramvare. Men jeg ville gjerne ha noe som fungerte bra både på iPhone og Mac.

Jeg kikket litt på Notion, og det virker som et verktøy som kan brukes til å bygge utrolig mye forskjellig, men jeg hadde problemer med å finne ut hva jeg egentlig trengte. Og det var egentlig ikke noen hjelp å kunne laste ned en haug med maler som andre hadde utviklet. Det var som å stå der med en verktøykasse og et lass materialer og muligheten til å bygge et stort slott, når det du egentlig ønsket deg var et enkelt hus, som du kunne flytte rett inn i.

Hvorfor jeg valgte Things

Nå har jeg faktisk funnet et verktøy som ser ut til å fungere bra for mitt relativt beskjedne behov. Valget mitt falt etter mange funderinger på Things 3, som er laget for Apple-økosystemet.

Things er enkelt og intuitivt å sette opp. Du kan definere «Områder» – for eksempel, «Jobb», «Hjem», «Admin.», og under hvert område kan du opprette prosjekter med tilhørende oppgaver, som kan ha tilhørende sjekklister.

Nedenfor ser du i venstre meny hvilke visninger du kan velge i Things. Lengre nede i venstre meny (ikke med på bildet) kommer de egendefinerte områdene og prosjektene. Det følger også med et godt hjelpesystem, «Meet Things for Mac», som ligger som et eget prosjekt i venstre meny. Det går gjennom og forklarer alle operasjonene du kan gjøre i Things, og det finnes et tilsvarende prosjekt «Meet Things for iPhone» for iPhone-versjonen.

I «Inbox» kan du legge inn oppgaver etterhvert som du kommer på dem, og så senere sortere dem til riktig prosjekt og eventuelt legge inn tidsfrister. Things 3 kan integreres med kalenderen din. Visningen «Today» viser først eventuelle kalenderhendelser og deretter oppgaver som er lagt til den aktuelle dagen. Visningen «Upcoming» på bildet nedenfor viser det tilsvarende for kommende dager for det nærmeste halve året. Hvis du har en oppgave som tar tid og som har en deadline, så trenger du å bli minnet på at du må begynne å jobbe med oppgaven i god tid før fristen. Startdato mangler for eksempel i todoist, og var en av grunnene til at jeg i sin tid valgte å gå over til ClickUp, men Things har løst det på en fin måte. Du kan legge inn to datoer for en oppgave. Den ene «When», sier hvilken dato oppgaven skal dukke opp i kalenderen din, og i tillegg kan du angi et flagg, som viser dato for deadline. I bildet nedenfor har oppgaven «Skrive artikkel til Pengevirke» deadline 12. januar, men den dukker opp i kalenderen som «Upcoming» for første gang 27. desember, og vil fortsette å dukke opp i visningen «Today» hver dag inntil den er fullført.

Velger du visningen «Anytime», får du en oversikt over oppgaver som det ikke er lagt inn dato på, men som likevel er aktive oppgaver, ting du vil gjøre når du har tid. Når du eventuelt legger inn dato på dem senere, vil de dukke opp under «Upcoming».

«Someday» høres kanskje ut som det nesten det samme, men det har en annen funksjon. Det er tidsangivelsen du setter på oppgaver/prosjekter som du kanskje vil gjøre en gang, men ikke med det første. Men du vil heller ikke glemme dem. For eksempel har jeg laget et prosjekt som skal gjøres»Someday» der jeg tar vare på anbefalinger om filmer og bøker som jeg kanskje vil se/lese en dag.

Dette er de visningene du har å velge mellom. I tillegg kan du tagge oppgaver og enkelt søke etter alle oppgaver som har en bestemt tag.

Det er også mulig å lage repeterede oppgaver, og det er mulig å skrive notater på hver enkelt oppgave.

Things er ikke gratis, men du betaler en engangssum, ikke et abonnement.

Dette er ikke noen full gjennomgang av funksjonaliteten til Things, men kanskje nok til at det vekker interesse hos noen. Jeg er i hvert fall veldig lettet over å ha funnet et verktøy som er så brukervennlig, og der jeg lett finner fram til den informasjonen jeg har behov for, og det var veldig enkelt å få satt det opp med de områder og prosjekter jeg vil ha.

Så pr. i dag er jeg veldig fornøyd valget mitt. Men er det en forbigående forelskelse eller blir det et varig forhold? Ikke godt å vite hvordan det vil utvikle seg. Men spør meg igjen om et halvt års tid, når hvetebrødsdagene er over, om alt fortsatt er i god gjenge, eller om jeg har gått på en ny smell.

Hvordan klarer du å holde styr på avtaler og oppgaver? Skriv gjerne en kommentar om hva som er din anbefaling.